Alleen met uw toestemming mogen wij informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie wij u doorverwijzen. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit uw dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zullen wij u opnieuw om toestemming vragen, zodat u weet welke informatie wij met welke doel delen en met wie. Als u toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maken wij daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zullen wij de informatie niet verstrekken.

Zorgverzekeraars
• Wij zijn wettelijk verplicht om een aantal van uw persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, bsn). In de gespecialiseerde ggz is dat ook uw diagnose. Als u hier bezwaar tegen hebt, kunt een privacyverklaring ondertekenen. Dat is een formulier waarmee u aangeeft dat de diagnose niet mag worden doorgegeven aan uw zorgverzekeraar. Op declaraties in de generalistische basis-ggz hoef ik de behandeldiagnose niet te vermelden.
• Voor sommige behandelingen hebt u -op grond van de polisvoorwaarden van uw zorgverzekering- alleen recht op een vergoeding als uw zorgverzekeraar hier vooraf toestemming voor heeft gegeven. Dit wordt ook wel een machtiging genoemd. In die gevallen kan de zorgverzekeraar ons om informatie vragen over de diagnose. Als u bezwaar heeft tegen deze informatieverstrekking, kunt u dit kenbaar maken door het ondertekenen van een privacyverklaring. Dit kan wel tot gevolg hebben dat uw zorgverzekeraar geen machtiging geeft en dus dat de behandeling niet wordt vergoed.
• Zorgverzekeraars mogen controleren of onze administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Wij zijn verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is uw toestemming niet vereist; wij zullen u hierover wel vooraf informeren.

Het landelijk dbc-informatiesysteem (DIS)
DIS is het landelijke dbc-informatiesysteem. De gegevens die in het DIS verzameld worden, zijn van groot belang voor het volgen van ontwikkelingen in de zorg. In dit systeem worden gegevens opgeslagen over onder andere diagnose en behandeling. Het dbc-informatiesysteem bevat geen persoonlijke gegevens zoals uw naam, adres en woonplaats. Wij zijn verplicht om gegevens (de ‘minimale dataset’) te verstrekken aan het DIS. Als u hiertegen bezwaar hebt, kunt u de bovengenoemde privacyverklaring ondertekenen. Wij verstrekken dan geen gegevens aan het DIS.

Vragenlijsten (ROM)
Ggz-aanbieders zijn wettelijk verplicht om hun cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet routine outcome measurement (ROM). Wij zullen u aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal zo’n vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in uw dossier. Met deze gegevens kunnen wij het verloop van de behandeling nauwkeurig volgen. Er is een landelijke organisatie die de resultaten van alle ggz-aanbieders in Nederland met elkaar vergelijkt. Deze organisatie gebruikt hiervoor de ROM gegevens. Wij leveren voorlopig geen ROM gegevens aan (ook niet als u daar wel toestemming voor geeft), totdat wij zeker weten dat de gegevens daadwerkelijk anoniem zijn en uw identiteit daar niet uit kan worden afgeleid.

Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)*
Als aanbieder van jeugd-ggz zijn wij wettelijk verplicht om gegevens aan te leveren bij het CBS. Het gaat in ieder geval om persoonsgegevens, gegevens over de soort hulp en de tijdsduur van de hulp. Het CBS publiceert geen cijfers die tot de persoon herleidbaar zijn.

Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie
Visitatie Eens in de vijf jaar vindt er in onze praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die net als wij een beroepsgeheim hebben. Wij geven deze collega’s alleen inzage in uw dossier als u daar desgevraagd toestemming voor hebt gegeven. Zonder uw toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat wij alle gegevens hebben verwijderd waaruit uw identiteit blijkt.

Intervisie, supervisie of consultatie In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maken wij alleen gebruik van gegevens waaruit uw identiteit niet af te leiden is.

Derden
Mochten andere personen of instanties informatie vragen over uw behandeling, dan zijn wij niet verplicht die te geven. Wij hebben er in ieder geval uw gerichte toestemming voor nodig en zullen vooraf met u doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar. Als u ons toestemming hebt gegeven, dan maken wij daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zullen wij de informatie niet verstrekken. In onze rol als (voormalig) behandelaar mogen wij alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Wij mogen bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel. Ook als u toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moeten wij een eigen afweging maken of dit gezien het beroepsgeheim geoorloofd is. Wij kunnen dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar ons oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor u kan zijn. Meer hierover kunt u lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen van de LVVP.

Voor facturatie*
De rekeningen worden niet door onszelf gemaakt en verstuurd. Wij laten dit doen door Famed. Om ervoor te zorgen dat Famed ervoor zorgt dat uw gegevens veilig worden bewerkt en bewaard, hebben wij Famed een verwerkersovereenkomst laten ondertekenen. Daarin staan heldere afspraken over de bewaking van uw privacy, zoals de wet het voorschrijft. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de privacystatement op de website.

Bewaartermijn van uw dossier Als uw behandeling is afgerond, wordt uw dossier ten minste 15 jaar bewaard. Vanaf 2019 wordt deze termijn verlengd naar (ten minste) 20 jaar. Als u uw dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.

Uw rechten Als cliënt hebt u volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over u worden vastgelegd in uw dossier. Namens u kan ook uw wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door u schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar ons oordeel uw belangen zou schaden, dan hoeven wij daaraan geen gehoor te geven.

Recht op inzage en afschrift
U hebt recht om uw dossier in te zien en u kunt om een kopie vragen; wij reageren binnen één maand op uw verzoek. U hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mogen wij op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als u digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mogen wij u ook digitaal een kopie van uw dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals uw partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor uw inzagerecht (tenzij deze gegevens door uzelf zijn verstrekt). Wij zullen u daar in dat geval over informeren.

Recht op correctie of aanvulling
Als u vindt dat bepaalde gegevens in uw dossier niet kloppen, dan kunt u ons vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van mijn professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kunnen wij, indien u dat wenst een aanvullende verklaring met uw eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens volgens u op dat moment niet relevant, maar wilt u ze toch bewaren, dan kunt u verzoeken deze af te schermen voor medewerkers. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Recht op vernietiging
U kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) uw gegevens uit uw behandeldossier te laten vernietigen. Wij reageren dan binnen een maand op uw verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan uw verzoek te voldoen, zullen wij dat aan u laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk. Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor uw gegevens in onze administratie (factuur, dbc-declaratiesysteem) geldt dat wij deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moeten bewaren. In een aantal gevallen kunnen wij op grond van de wet weigeren aan uw verzoek te voldoen; wij zullen u dan uitleggen waarom.

Veilige communicatie Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, raden wij u aan om geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar ons te e-mailen, whatsappen of facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. Wij gebruiken hiervoor een beveiligd programma.

Voor meer informatie over de privacy van uw gegevens verwijs ik u naar het privacystatement op mijn website www.plucgg.nl.*